Vượt qua vòng phỏng vấn và nhận thông báo trúng tuyển doanh nghiệp Nhật Bản chắc chắn là một cột mốc đáng nhớ. Tuy nhiên, trúng tuyển không đồng nghĩa với việc hành trình chuẩn bị đã kết thúc. Ngược lại, khoảng thời gian từ khi trúng tuyển đến ngày xuất cảnh chính là giai đoạn quan trọng để người lao động hoàn thiện ngoại ngữ, tác phong, hồ sơ và những kỹ năng cần thiết cho cuộc sống mới. Một sự chuẩn bị tốt sẽ giúp bạn giảm bớt bỡ ngỡ trong những tuần đầu tại Nhật, hiểu rõ quyền lợi – nghĩa vụ của mình và thích nghi nhanh hơn với môi trường làm việc.
Vậy trúng tuyển đơn hàng Nhật rồi cần chuẩn bị những gì trước xuất cảnh? Cùng LABCO tìm hiểu từng bước trong bài viết dưới đây.

1. Hoàn thiện hồ sơ, hợp đồng và các thủ tục xuất cảnh

Sau khi trúng tuyển, người lao động sẽ tiếp tục bước vào giai đoạn hoàn thiện hồ sơ, COE, visa và các thủ tục cần thiết để đủ điều kiện nhập cảnh, làm việc tại Nhật Bản.

Tùy chương trình tham gia, hồ sơ cụ thể sẽ có sự khác nhau. Với chương trình Thực tập sinh kỹ năng, hồ sơ xin visa cơ bản thường gồm hộ chiếu, đơn xin visa, ảnh và Giấy chứng nhận tư cách lưu trú – Certificate of Eligibility (COE).

Trong giai đoạn này, người lao động cần:

• Kiểm tra thời hạn hộ chiếu và thông tin cá nhân.
• Cung cấp đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu của đơn vị phái cử.
• Theo dõi tiến độ COE và visa.
• Kiểm tra kỹ họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu và các thông tin trên giấy tờ.
• Lưu bản scan hoặc ảnh chụp những giấy tờ quan trọng.
• Không tự ý thay đổi thông tin cá nhân, kế hoạch xuất cảnh hoặc thực hiện các thủ tục khác có thể ảnh hưởng đến hồ sơ mà chưa trao đổi với đơn vị phụ trách.

Bên cạnh hồ sơ, bạn cũng cần đọc lại kỹ hợp đồng và điều kiện làm việc. Hãy chắc chắn mình hiểu rõ:

• Công việc và ngành nghề cụ thể.
• Địa điểm làm việc.
• Mức lương cơ bản và cách tính lương.
• Thời gian làm việc, nghỉ ngơi.
• Cách tính tiền làm thêm.
• Các khoản khấu trừ từ lương.
• Chi phí nhà ở, điện, nước.
• Phương tiện di chuyển.
• Các chế độ bảo hiểm.
• Người cần liên hệ khi phát sinh vấn đề.

Không nên sang Nhật với tâm lý “đến nơi rồi tính”. Càng hiểu rõ những gì đã ký kết, người lao động càng chủ động trong công việc và biết cách bảo vệ quyền lợi của mình.

2. Tiếp tục học tiếng Nhật, ôn kỹ năng nghề và rèn tác phong

Một trong những sai lầm dễ gặp sau khi trúng tuyển là giảm cường độ học tiếng Nhật vì nghĩ rằng “đã đỗ phỏng vấn rồi”.

Thực tế, đỗ đơn mới là lúc tiếng Nhật bắt đầu trở nên quan trọng hơn. Sau khi sang Nhật, ngoại ngữ được sử dụng trong hầu hết hoạt động hằng ngày như:

• Nghe quản lý hướng dẫn công việc.
• Đọc bảng thông báo.
• Hiểu quy định an toàn.
• Báo cáo khi xảy ra sai sót.
• Đi siêu thị, mua đồ.
• Đi tàu, xe buýt.
• Khám bệnh.
• Làm thủ tục hành chính.
• Giao tiếp với đồng nghiệp và người dân xung quanh.

Trong thời gian chờ xuất cảnh, người lao động nên tập trung vào:

• Tiếng Nhật trong công việc: học từ vựng chuyên ngành, tên dụng cụ, thao tác, câu mệnh lệnh và cảnh báo an toàn.
• Nghe – phản xạ: tập nghe câu nói ở tốc độ tự nhiên và biết cách xác nhận lại khi chưa hiểu.
• Giao tiếp đời sống: luyện các tình huống hỏi đường, mua hàng, đi tàu, khám bệnh và làm thủ tục.
• Báo cáo công việc: biết cách thông báo khi chưa hiểu, làm sai hoặc gặp vấn đề.

Bên cạnh tiếng Nhật, hãy ôn lại kỹ năng nghề và tìm hiểu trước công việc mình sắp làm. Chế biến thực phẩm cần chú ý vệ sinh và quy trình sản xuất; cơ khí cần quan tâm đến thiết bị, thao tác và an toàn lao động; xây dựng đòi hỏi ý thức bảo hộ; điều dưỡng, Kaigo cần kỹ năng giao tiếp, quan sát và chăm sóc người cao tuổi.

Bạn không nhất thiết phải thành thạo toàn bộ công việc trước khi sang Nhật. Nhưng biết trước mình sẽ làm gì giúp giảm đáng kể cảm giác bỡ ngỡ trong những ngày đầu.

Đây cũng là thời điểm để rèn tác phong làm việc:

• Đúng giờ.
• Chuẩn bị trước khi bắt đầu công việc.
• Làm đúng hướng dẫn.
• Không hiểu phải hỏi lại.
• Làm sai cần báo cáo.
• Không tự ý thay đổi quy trình.
• Giữ khu vực học tập, sinh hoạt và làm việc gọn gàng.
• Có trách nhiệm với công việc được giao.

Trong môi trường làm việc, giả vờ hiểu một hướng dẫn mà mình thực sự chưa hiểu có thể dẫn đến sai sản phẩm hoặc thậm chí mất an toàn. Một câu hỏi đúng lúc luôn tốt hơn một sai sót lớn về sau.

3. Hoàn thành giáo dục định hướng và tìm hiểu cuộc sống tại Nhật

Chuẩn bị đi làm việc tại nước ngoài không chỉ là học tiếng và học nghề. Người lao động cần hoàn thành chương trình giáo dục định hướng trước khi xuất cảnh.

Nội dung thường bao gồm:

• Pháp luật Việt Nam và pháp luật nước tiếp nhận.
• Nội dung các loại hợp đồng liên quan.
• Kỹ năng chi tiêu, tiết kiệm và gửi tiền về nước.
• Kỷ luật, an toàn và vệ sinh lao động.
• Phong tục, văn hóa của nước tiếp nhận.
• Ứng xử trong công việc và đời sống.
• Giao thông, thông tin liên lạc, mua bán và sinh hoạt.
• Bảo hộ công dân và bảo vệ quyền lợi.
• Những vấn đề cần phòng ngừa khi làm việc ở nước ngoài.
• Địa chỉ và đường dây nóng hỗ trợ khi gặp khó khăn.

Ngoài ra, bạn nên tìm hiểu trước những quy tắc cơ bản trong đời sống tại Nhật như:

• Cách phân loại và đổ rác.
• Quy tắc tại ký túc xá.
• Giữ yên lặng tại khu dân cư.
• Văn hóa xếp hàng.
• Cách sử dụng tàu điện.
• Cách ứng xử tại nơi công cộng.
• Quy định tại nơi làm việc.
• Quy tắc giao thông khi đi bộ hoặc đi xe đạp.

Nếu sử dụng xe đạp, cần đi đúng phần đường, tuân thủ tín hiệu và biển báo giao thông. Không vừa đi xe vừa sử dụng điện thoại hoặc điều khiển xe sau khi uống rượu.

Bạn cũng nên tìm hiểu trước những thủ tục có thể thực hiện sau khi nhập cảnh, chẳng hạn như đăng ký địa chỉ cư trú, làm thủ tục ngân hàng, điện thoại, bảo hiểm, ký túc xá và phương tiện đi lại.

Biết trước những việc này giúp bạn không quá bất ngờ trong những ngày đầu ở Nhật.

4. Kiểm tra sức khỏe và chuẩn bị tài chính

Khoảng thời gian sau trúng tuyển có thể kéo dài vài tháng. Vì vậy, việc đã đạt điều kiện sức khỏe ở thời điểm phỏng vấn không có nghĩa người lao động có thể chủ quan cho tới ngày xuất cảnh.

Bạn nên duy trì:

• Chế độ ăn uống hợp lý.
• Ngủ đủ.
• Tập luyện để giữ thể lực.
• Hạn chế thức khuya kéo dài.
• Điều trị sớm các vấn đề về răng miệng hoặc bệnh lý đang gặp phải.
• Thông báo cho đơn vị phụ trách nếu sức khỏe có thay đổi đáng kể.

Nếu đang sử dụng thuốc thường xuyên, cần hỏi bác sĩ và kiểm tra quy định nhập cảnh Nhật Bản đối với loại thuốc đó. Không nên tự mang số lượng lớn thuốc khi chưa tìm hiểu quy định.

Bên cạnh sức khỏe, hãy chuẩn bị một khoản tiền phù hợp cho thời gian đầu tại Nhật, trước khi nhận tháng lương đầu tiên. Bạn nên lập kế hoạch tài chính gồm:

• Chi phí cố định: nhà ở, điện nước, điện thoại, bảo hiểm hoặc các khoản theo hợp đồng.
• Chi phí sinh hoạt: ăn uống, di chuyển, đồ dùng cá nhân.
• Tiết kiệm: xác định mức tiết kiệm hợp lý thay vì gửi toàn bộ thu nhập về Việt Nam.
• Quỹ dự phòng: dành một khoản cho những tình huống không dự kiến.

Đi Nhật để có thu nhập là mục tiêu chính đáng, nhưng quản lý được thu nhập mới quyết định bạn tích lũy được bao nhiêu sau hành trình vài năm.

5. Chuẩn bị hành lý, thực phẩm và các đầu mối liên hệ

Hành lý nên được chuẩn bị vừa đủ, ưu tiên những vật dụng cần thiết trong thời gian đầu.

Giấy tờ quan trọng

Nên để trong hành lý xách tay:

• Hộ chiếu.
• Visa.
• Vé hoặc thông tin chuyến bay.
• Các giấy tờ được đơn vị phái cử yêu cầu mang theo.
• Địa chỉ nơi ở tại Nhật.
• Thông tin doanh nghiệp, nghiệp đoàn hoặc đơn vị tiếp nhận.
• Danh sách số điện thoại cần liên hệ.

Đồ dùng cá nhân và thiết bị điện tử

Chỉ nên mang lượng đủ dùng cho những ngày đầu. Quần áo cần lựa chọn theo mùa và khu vực sẽ sinh sống tại Nhật.

Điện thoại, sạc và các thiết bị cần thiết nên được chuẩn bị sẵn. Nếu mang theo pin dự phòng hoặc thiết bị dùng pin lithium, bạn cần kiểm tra trước quy định của hãng hàng không.

Mỗi hãng và từng hạng vé có quy định khác nhau về số kiện, trọng lượng hành lý ký gửi và xách tay. Vì vậy, hãy kiểm tra trực tiếp thông tin vé của mình trước khi đóng hành lý.

Thực phẩm cần hạn chế hoặc không được mang vào Nhật

Theo quy định kiểm dịch Nhật Bản, nhiều loại trái cây, rau củ, thịt và sản phẩm có chứa thịt bị kiểm soát rất nghiêm ngặt. Một số sản phẩm dễ bị mang nhầm gồm:

• Thịt khô.
• Ruốc/chà bông thịt.
• Xúc xích.
• Lạp xưởng.
• Giò, chả.
• Bánh hoặc thực phẩm có nhân thịt.
• Đồ ăn có thành phần thịt.
• Một số trái cây, rau củ tươi.

Đừng nghĩ rằng “đóng kín”, “hút chân không” hay “chỉ mang một ít” là được phép. Trước khi mang bất kỳ thực phẩm nào, nên kiểm tra lại quy định chính thức thay vì nghe kinh nghiệm truyền miệng.

Các đầu mối cần lưu lại

Trước khi bay, người lao động nên lưu thông tin liên hệ của:

• Đơn vị phái cử tại Việt Nam.
• Nghiệp đoàn hoặc tổ chức quản lý tại Nhật.
• Doanh nghiệp tiếp nhận.
• Người phụ trách trực tiếp.
• Địa chỉ ký túc xá.
• Người thân tại Việt Nam.
• Các kênh hỗ trợ chính thức dành cho người lao động nước ngoài.

Hãy lưu những thông tin này từ trước thay vì chỉ bắt đầu tìm kiếm khi vấn đề đã xảy ra.

6. Chuẩn bị tâm lý cho giai đoạn đầu xa nhà

Có những thứ không thể cho vào vali nhưng lại rất cần trước khi xuất cảnh. Đó là tâm lý. Thời gian đầu ở Nhật, người lao động có thể đồng thời đối mặt với:

• Nhớ gia đình.
• Khác biệt ngôn ngữ.
• Công việc chưa quen.
• Thời tiết mới.
• Đồ ăn khác Việt Nam.
• Lịch sinh hoạt thay đổi.
• Áp lực phải tự giải quyết nhiều vấn đề.

Hãy xác định trước rằng bỡ ngỡ là một phần bình thường của quá trình thích nghi. Thay vì kỳ vọng rằng sang Nhật mọi thứ sẽ lập tức thuận lợi, nên chuẩn bị cách xử lý khi gặp khó khăn: hỏi người phụ trách, trao đổi với quản lý, liên hệ đơn vị hỗ trợ và chủ động tìm giải pháp đúng quy trình.

Đi làm việc ở nước ngoài cũng là quá trình học cách tự chịu trách nhiệm cho cuộc sống của mình.

Checklist trước ngày xuất cảnh Nhật Bản

Trước ngày bay, người lao động có thể tự kiểm tra lại:

• Hộ chiếu, visa và giấy tờ đã đầy đủ chưa?
• Thông tin cá nhân trên hồ sơ có chính xác không?
• Đã hiểu rõ công việc và điều kiện hợp đồng chưa?
• Đã lưu địa chỉ nơi ở và nơi làm việc tại Nhật chưa?
• Đã lưu số điện thoại các đầu mối hỗ trợ chưa?
• Tiếng Nhật giao tiếp cơ bản đã đủ dùng chưa?
• Đã tìm hiểu từ vựng chuyên ngành chưa?
• Sức khỏe hiện tại có vấn đề gì cần xử lý không?
• Tiền sinh hoạt ban đầu đã được chuẩn bị chưa?
• Hành lý có đúng quy định hãng bay không?
• Có thực phẩm, thuốc hoặc vật phẩm thuộc nhóm hạn chế nhập cảnh không?
• Điện thoại đã lưu bản scan giấy tờ và thông tin cần thiết chưa?
• Gia đình đã biết thông tin nơi ở, doanh nghiệp và đơn vị phụ trách chưa?

Nếu trả lời được đầy đủ những câu hỏi trên, bạn đã tiến thêm một bước lớn trong quá trình chuẩn bị trước khi xuất cảnh sang Nhật.

Trúng tuyển là một cột mốc, chuẩn bị tốt mới quyết định hành trình phía sau

Kết quả phỏng vấn quyết định bạn có được doanh nghiệp lựa chọn hay không. Nhưng việc bạn thích nghi và phát triển như thế nào sau khi sang Nhật lại phụ thuộc rất nhiều vào khoảng thời gian chuẩn bị trước xuất cảnh.

Hãy tận dụng những tháng còn ở Việt Nam để nâng cao tiếng Nhật, rèn kỹ năng nghề, xây dựng tác phong, hiểu hợp đồng, tìm hiểu pháp luật và chuẩn bị khả năng sống độc lập.

Đừng chỉ chuẩn bị để có thể lên máy bay. Hãy chuẩn bị để khi bước xuống sân bay Nhật Bản, bạn biết mình đến đó để làm gì, phải làm gì và cần tìm đến đâu khi gặp khó khăn.

Với định hướng đào tạo, phát triển nguồn nhân lực và kết nối cơ hội quốc tế, LABCO tiếp tục đồng hành cung cấp kiến thức, kỹ năng và thông tin cần thiết giúp người trẻ chuẩn bị tốt hơn cho hành trình học tập, làm việc tại nước ngoài.

Đừng quên, tháng 8 này LABCO đang tuyển đơn hàng LIFE với mức lương 225 000 yên, chế độ đãi ngộ tốt và cơ hội làm việc lâu dài tại Nhật Bản. Nếu bạn quan tâm và muốn được tư vấn chi tiết về điều kiện tham gia, công việc, mức lương, chi phí và lộ trình xuất cảnh, hãy liên hệ ngay với LABCO qua website và fanpage để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.